UCB - Oproeping tot de algemene vergadering van aandeelhouders 2026
OPROEPING TOT DE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders uit op de algemene vergadering van aandeelhouders (de “Algemene Vergadering”) van donderdag 30 april 2026 om 11u00 (Belgische tijd), op de zetel van UCB NV, Researchdreef 60, 1070 Brussel, om er te beraadslagen en te stemmen over de hierna omschreven agendapunten.
De toepasselijke formaliteiten zijn uiteengezet aan het einde van deze oproeping. Aandeelhouders mogen, waar aangegeven, gebruik maken van het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com) om alle formaliteiten voor deelname te vervullen en te stemmen bij volmacht op de Algemene Vergadering. Het gebruik van het Lumi Connect platform is gratis voor de aandeelhouders.
GEWOON GEDEELTE
1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025
2. Verslag van de commissaris over de jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025
3. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van de UCB Groep m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur over die jaarrekening. Deze documenten zijn opgenomen in het Geïntegreerd Jaarverslag 2025. Het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur bevat ook de verklaring inzake deugdelijk bestuur en de duurzaamheidsinformatie die moet worden verstrekt overeenkomstig het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV).
4. Goedkeuring van de jaarrekening van UCB NV m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 en bestemming van het resultaat
Voorstel van besluit:
De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening van UCB NV m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 en de daarin voorgestelde bestemming van het resultaat goed, met inbegrip van de uitkering van een bruto dividend van € 1,45 per aandeel (*).
(*) De UCB aandelen gehouden door UCB NV (eigen aandelen) hebben geen recht op een dividend. Daarom kan het totaalbedrag dat zal worden uitgekeerd aan de aandeelhouders fluctueren, afhankelijk van het aantal UCB aandelen gehouden door UCB NV (eigen aandelen) op de datum van goedkeuring van het dividend.
5. Goedkeuring van het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025
Overeenkomstig het WVV moet de Algemene Vergadering elk jaar het remuneratieverslag goedkeuren bij afzonderlijke stemming. Dit verslag omvat een beschrijving van de toepassing van het remuneratiebeleid en informatie over de bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur en van het Uitvoerend Comité, m.b.t het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
Voorstel van besluit:
De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.
6. Kwijting aan de bestuurders
Overeenkomstig het WVV, moet de Algemene Vergadering, na goedkeuring van de jaarrekening, stemmen over de kwijting van aansprakelijkheid aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
Voorstel van besluit:
De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
7. Kwijting aan de commissaris
Overeenkomstig het WVV, moet de Algemene Vergadering, na goedkeuring van de jaarrekening, stemmen over de kwijting van aansprakelijkheid aan de commissaris (Forvis Mazars) in verband met de uitoefening van zijn taken gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
Voorstel van besluit:
De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
8. Bestuurders: hernieuwing van mandaten van bestuurders
Het mandaat van de heer Jean-Christophe Tellier, uitvoerend bestuurder en het mandat van de heer Cédric van Rijckevorsel, bestuurder, lopen af op deze Algemene Vergadering.
Op aanbeveling van het GNCC, stelt de Raad van Bestuur voor het mandaat van de heren Jean-Christophe Tellier en Cédric van Rijckevorsel voor een termijn van 4 jaar te hernieuwen (tot het einde van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2030). De heer Jean-Christophe Tellier, als CEO van UCB, komt niet in aanmerking om als onafhankelijk bestuurder te worden aangemerkt. De heer Cédric van Rijckevorsel is een vertegenwoordiger van de referentieaandeelhouder van UCB en is als zodanig niet in aanmerking om als onafhankelijk bestuurder te worden aangemerkt.
Het mandaat van mevrouw Kay Davies, onafhankelijk bestuurder, verstrijkt eveneens op deze Algemene Vergadering en zal niet worden vernieuwd. De Raad van Bestuur wenst mevrouw Davies te bedanken voor haar uitzonderlijke bijdrage gedurende de afgelopen twaalf jaar, zowel aan de Raad als geheel, als in haar rol van voorzitter van het GNCC en lid van het Wetenschappelijk Comité.
De Raad bevestigt ook dat, onder voorbehoud van bovengenoemde hernieuwingen door de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en elk van de bijzondere comités, uit een meerderheid van onafhankelijke bestuurders samengesteld zullen blijven. De samenstelling van de Raad zal ook blijven voldoen aan de eis van het WVV dat ten minste een derde van de leden van de raad van bestuur van een ander geslacht moet zijn dan de andere leden.
Het curriculum vitae en informatie over andere bestuursmandaten en vaardigheden van deze bestuurders zijn beschikbaar op de internetsite van UCB (https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2026).
Voorstel van besluiten:
8.1 De Algemene Vergadering hernieuwt de benoeming van de heer Jean-Christophe Tellier (*) als bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2030.
8.2 De Algemene Vergadering hernieuwt de benoeming van de heer Cédric van Rijckevorsel (*) tot bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2030.
(*) Curriculum vitae en verdere informatie kan worden geraadpleegd op de website van UCB https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2026
BIJZONDER GEDEELTE
9. Goedkeuring hernieuwing van een controlewijzigingsclausule in het EMTN Programma – art. 7:151 van het WVV
Ingevolge artikel 7:151 van het WVV is enkel de Algemene Vergadering bevoegd om zogenoemde "controlewijzigingsclausules" goed te keuren, bepalingen waarbij aan derden rechten worden toegekend die een aanzienlijke invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een aanzienlijke schuld of verplichting ten laste van de Vennootschap doen ontstaan, wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of van een wijziging van de controle die op haar wordt uitgeoefend. Deze clausules zijn standaard vereisten van onze schuldeisers in de juridische documentatie van onze financieringsregelingen.
UCB NV is een Euro Medium Term Note Programma aangegaan op 6 maart 2013 voor een bedrag van EUR 5 000 000 000, met laatste bijwerking van het Basisprospectus op 17 oktober 2023, dit programma kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, uitgebreid of bijgewerkt (het “EMTN Programma”). De bepalingen van het EMTN Programma voorzien in een controlewijzigingsclausule - voorwaarde 5 (e) (i) - waaronder, voor elke obligatie die is uitgegeven onder het EMTN Programma waarbij een putoptie bij controlewijziging is opgenomen in de relevante definitieve voorwaarden, elke houder van dergelijke obligaties in bepaalde omstandigheden kan eisen dat UCB NV deze obligaties terugbetaalt, als gevolg van een controlewijziging over UCB NV, door uitoefening van deze putoptie voor een bedrag dat gelijk is aan het putoptiebedrag verhoogd met, indien van toepassing, de opgebouwde interest tot de datum van uitoefening van de putoptie bij controlewijziging (dit alles zoals meer gedetailleerd beschreven in het Basisprospectus van het EMTN Programma).
Overeenkomstig artikel 7:151 van het WVV moet deze clausule goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering en daarom wordt hierbij voorgesteld om deze goedkeuring te hernieuwen voor alle obligaties uitgegeven onder het EMTN Programma die dergelijke clausule bevatten gedurende de volgende 12 maanden.
Voorstel van besluit:
In overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV, hernieuwt de Algemene Vergadering zijn goedkeuring voor: (i) voorwaarde 5 (e) (i) van de Bepalingen en Voorwaarden van het EMTN Programma (Redemption at the Option of Noteholders – Upon a Change of Control (Change of Control Put)), voor elke reeks van obligaties waarin dergelijke voorwaarde van toepassing wordt verklaard en die wordt uitgegeven onder het Programma, voor zover het Programma wordt vernieuwd om een dergelijke uitgifte mogelijk te maken, tussen 30 april 2026 en 29 april 2027, waaronder elke houder van de desbetreffende obligaties, in bepaalde omstandigheden bij een controlewijziging over UCB NV, kan eisen dat UCB NV dergelijke obligatie terugbetaalt op de datum van de putoptie bij controlewijziging, voor een bedrag gelijk aan het putoptiebedrag verhoogd met, indien van toepassing, de opgebouwde interest tot de datum van deze putoptie bij controlewijziging, ten gevolge van een controlewijziging over UCB NV; en (ii) enige andere bepaling van het EMTN Programma of van de obligaties uitgegeven onder het EMTN Programma die aan derden rechten toekent die een invloed zou kunnen hebben op een verplichting van UCB NV, waarbij de uitoefening van deze rechten telkens afhankelijk is van het zich voordoen van een controlewijziging.
BUITENGEWONE GEDEELTE (Buitengewone Algemene Vergadering)
De Buitengewone Algemene Vergadering kan slechts geldig beraadslagen over de punten van haar agenda indien minstens de helft van het kapitaal aanwezig of vertegenwoordigd is, overeenkomstig artikel 7:153 van het WVV. Indien aan deze voorwaarde niet is voldaan, zal een nieuwe Buitengewone Algemene Vergadering met dezelfde agenda worden bijeengeroepen op 2 juni 2026 om 11.00 uur CEST. Deze tweede Buitengewone Algemene Vergadering zal geldig kunnen beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde aandelen.
1. Bijzonder Verslag van de Raad van Bestuur
Neerlegging van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur in uitvoering van artikel 7:199 van het WVV waarin de Raad van Bestuur verzoekt om de hernieuwing van zijn machten in het kader van het toegestane kapitaal en aangeeft in welke bijzondere omstandigheden hij gebruik zal kunnen maken van de machtiging onder het toegestane kapitaal en welke doeleinden hij daarbij zal nastreven.
2. Hernieuwing van de machten van de Raad van Bestuur in het kader van het toegestane kapitaal en wijziging van artikel 6 van de statuten
Aan de Algemene Vergadering wordt voorgesteld om de machtiging van de Raad van Bestuur, toegekend door de Algemene Vergadering van 25 april 2024 voor een periode van twee (2) jaar, te hernieuwen voor een nieuwe periode van twee (2) jaar, om te beslissen, in het kader van het toegestane kapitaal, om het kapitaal van de Vennootschap te verhogen, binnen de grenzen bepaald in artikel 7:198 van het WVV, met een bedrag van maximaal 5% van het kapitaal (berekend op het moment waarop de machtiging wordt gebruikt) in geval het voorkeurrecht van de aandeelhouders wordt beperkt of uitgesloten, of met een bedrag van maximaal 10% van het kapitaal in geval het voorkeurrecht van de aandeelhouders niet wordt beperkt of uitgesloten.
Deze machtiging is voor algemene doeleinden en kan niet worden gebruikt wanneer een openbaar overnamebod op UCB werd gelanceerd.
Voor meer informatie over het gebruik van het toegestane kapitaal en de nagestreefde doeleinden wordt verwezen naar het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het WVV.
Voorstel van besluit:
De Algemene Vergadering beslist om de machtiging aan de Raad van Bestuur om het kapitaal van de Vennootschap te verhogen onder het toegestane kapitaal, te hernieuwen voor een periode van twee (2) jaar, en om artikel 6 van de statuten overeenkomstig te wijzigen om deze hernieuwing weer te geven.
Onder voorbehoud van goedkeuring van dit besluit, zal de tekst van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap gewijzigd worden als volgt:
“Artikel 6
Het kapitaal kan, bij besluit van de algemene vergadering, beraadslagend onder de voorwaarden vereist voor een statutenwijziging, in één of meer malen verhoogd worden.
De raad van bestuur is gemachtigd om het kapitaal van de vennootschap, in één of meer malen, te verhogen, onder meer door de uitgifte van aandelen, van converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, binnen de wettelijke grenzen,
- met een bedrag van maximaal 5% van het kapitaal op het moment dat de raad van bestuur beslist om gebruik te maken van deze machtiging, in geval van een kapitaalverhoging waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders wordt beperkt of uitgesloten (al dan niet ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen zoals gedefinieerd in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen),
- met een bedrag van maximaal 10% van het kapitaal op het moment dat de raad van bestuur beslist om gebruik te maken van deze machtiging, in geval van een kapitaalverhoging waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders niet wordt beperkt of uitgesloten.
Het totale bedrag waarmee de raad van bestuur het kapitaal van de vennootschap kan verhogen door een combinatie van de machtigingen zoals bepaald onder (i) en (ii) is in ieder geval beperkt tot maximaal 10% van het kapitaal op het moment dat de raad van bestuur beslist om gebruik te maken van deze machtiging.
De raad van bestuur is bovendien uitdrukkelijk gemachtigd om deze machtiging te gebruiken, binnen de beperkingen zoals bepaald onder (i) en (ii) van het tweede lid, voor de volgende verrichtingen:
- de kapitaalverhogingen of de uitgiften van converteerbare obligaties of van inschrijvingsrechten waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders is beperkt of uitgesloten;
- de kapitaalverhogingen of de uitgiften van converteerbare obligaties of van inschrijvingsrechten waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders is beperkt of uitgesloten ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen zoals gedefinieerd in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen; en
- de kapitaalverhogingen door omzetting van de reserves.
Een dergelijke kapitaalverhoging kan om het even welke vorm aannemen, met inbegrip van, maar zonder beperking tot, een inbreng in geld of in natura, met of zonder uitgiftepremie, met uitgifte van aandelen onder, boven of met fractiewaarde, door omzetting van reserves en/of uitgiftepremies en/of overgedragen winst, tot hetgeen maximaal door de wet is toegestaan.
Elke beslissing van de raad van bestuur om gebruik te maken van deze machtiging vereist een meerderheid van 75% binnen de raad van bestuur.
Deze machtiging wordt verleend voor een periode van twee (2) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de buitengewone aandeelhoudersvergadering gehouden op 30 april 2026.
De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om, met recht van indeplaatsstelling, de statuten te wijzigen om daarin de kapitaalverhoging(en) weer te geven die het gevolg zijn van de uitoefening van zijn bevoegdheden krachtens dit artikel.”
3. Inkoop van eigen aandelen – hernieuwing van de machtiging
Overeenkomstig artikel 7:215 van het WVV, wordt aan de Algemene Vergadering voorgesteld om de machtiging die aan de Raad van Bestuur werd verleend door de buitengewone Algemene Vergadering van 25 april 2024 om eigen aandelen te verwerven tot maximaal 10% van het totale aantal aandelen van de Vennootschap, te hernieuwen voor een periode van twee (2) jaar.
De vorige machtiging van 25 april 2024 blijft geldig tot aan haar vervaldatum, 30 juni 2026 en de nieuwe machtiging zal ingaan vanaf 1 juli 2026.
Zoals in voorgaande jaren, betreft dit een algemene machtiging tot inkoop van eigen aandelen, die niet kan gebruikt worden nadat een openbaar overnamebod op UCB werd gelanceerd. De Raad van Bestuur mag bijvoorbeeld (zonder hiertoe te zijn beperkt) deze machtiging gebruiken ter uitvoering van de Lange Termijn Incentive Plannen van de UCB groep voor haar werknemers en het management.
Voorstel van besluit:
De Raad van Bestuur is gemachtigd om, rechtstreeks of onrechtstreeks, binnen of buiten de beurs, bij wijze van aankoop, omruiling, inbreng of om het even welke andere wijze van verkrijging, tot 10% van het totale aantal aandelen van de Vennootschap te verkrijgen, berekend op de datum van elke verwerving, tegen een prijs of een tegenwaarde per aandeel die
(i) niet hoger is dan de hoogste koers van het aandeel van de Vennootschap op Euronext Brussel op de datum van de verkrijging en
(ii) niet lager is dan één (1) euro,
onverminderd artikel 8:5 van het Koninklijk Besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Als gevolg van deze verwerving(en) mag de Vennootschap, samen met zijn rechtstreekse of onrechtstreekse dochtervennootschappen en personen handelend in eigen naam maar voor rekening van de Vennootschap of zijn rechtstreekse of onrechtstreekse dochtervennootschappen, niet meer dan 10% aanhouden van het totale aantal aandelen van de Vennootschap uitgegeven op het moment van de betrokken verwerving.
Deze machtiging wordt verleend voor een periode van twee jaar die start op 1 juli 2026 en afloopt op 30 juni 2028.
Deze machtiging is ook van toepassing op alle verkrijgingen van aandelen van de Vennootschap die, rechtstreeks of onrechtstreeks, worden uitgevoerd door de rechtstreekse dochtervennootschappen van de Vennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
De machtiging verleent bij beslissing van de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap op 25 april 2024 blijft geldig tot 30 juni 2026.
***
FORMALITEITEN VOOR DEELNAME
Om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, moeten houders van effecten voldoen aan onderstaande formaliteiten:
1. Gelieve te noteren dat alle data en tijdstippen hierin vermeld vervaldata zijn en dat deze niet verlengd zullen worden in geval van een weekend, feestdag of om eender welke andere reden.
2. Registratiedatum: de registratiedatum is 16 april 2026, 24u00 (Belgische tijd).
a. Houders van aandelen op naam moeten als aandeelhouder ingeschreven zijn in het aandelenregister van UCB NV, beheerd door Euroclear, op 16 april 2026, 24u00 (Belgische tijd).
b. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten geregistreerd zijn als aandeelhouder op een rekening bij een erkend rekeninghouder of vereffeningsinstelling op 16 april 2026, 24u00 (Belgische tijd).
3. Deelname in persoon: de aandeelhouder die wenst deel te nemen aan de Algemene Vergadering dient zijn/haar intentie om deel te nemen aan de Algemene Vergadering kenbaar te maken als volgt:
a. Houders van aandelen op naam moeten hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) meedelen aan de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. De Vennootschap zal nagaan of de houders van aandelen op naam die hun intentie hebben uitgesproken om persoonlijk deel te nemen aan de Algemene Vergadering, effectief zijn ingeschreven in het aandelenregister.
Houders van aandelen op naam die ervoor kiezen om het Lumi Connect platform te gebruiken, kunnen via dit platform onmiddellijk hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering te kennen geven.
b. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) meedelen aan de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten steeds een certificaat uitgegeven door de relevante rekeninghouder of vereffeningsinstelling bijvoegen dat hun eigendom van gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum aantoont.
Houders van gedematerialiseerde aandelen die ervoor kiezen om het Lumi Connect platform te gebruiken, kunnen via dit platform (i) onmiddellijk hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering te kennen geven en (ii) wordt het hierboven vermelde certificaat van gedematerialiseerde aandelen meteen uitgegeven.
Enkel personen die hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) kenbaar hebben gemaakt volgens de modaliteiten hierboven vermeld zullen toegelaten worden om deel te nemen en te stemmen op de Algemene Vergadering.
4. Stemmen bij volmacht: aandeelhouders mogen vertegenwoordigd worden door een volmachtdrager op de Algemene Vergadering. In geval van stemming bij volmacht, zal het volmachtformulier beschouwd worden als de intentie om deel te nemen aan de Algemene Vergadering. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten wel nog steeds een certificaat bezorgen, uitgegeven door de relevante rekeninghouder of vereffeningsinstelling, dat hun eigendom van gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum aantoont, aan UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. Voor houders van gedematerialiseerde aandelen die ervoor kiezen om het Lumi Connect platform te gebruiken laat dit platform toe om het hierboven vermelde certificaat van gedematerialiseerde aandelen meteen uit te geven.
a. Originele volmacht: het volmachtformulier goedgekeurd door UCB NV, dat moet gebruikt worden om u te laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering, kan worden gedownload en afgedrukt van de webpagina https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2026.
Aandeelhouders moeten hun volmachten, volledig ingevuld en ondertekend, neerleggen op of verzenden naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of verzenden via e-mail naar shareholders.meeting@ucb.com, zodat ze uiterlijk op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) bij UCB aankomen. Scans per e-mail zijn toegestaan en aangeraden, op voorwaarde dat de volmachtdrager de originele volmacht ten laatste voor de aanvang van de Algemene Vergadering overhandigt. De niet-naleving van deze formaliteiten kan ertoe leiden dat UCB NV de vertegenwoordigingsmacht van de volmachtdrager niet erkent.
b. Elektronische volmacht: voor aandeelhouders die ervoor kiezen om het Lumi Connect platform te gebruiken, laat dit platform toe om elektronisch volmachten in te vullen en in te dienen. In dit geval moet geen origineel bezorgd worden.
Enkel personen die hun intentie om deel te nemen bij volmacht aan de Algemene Vergadering ten laatste op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) kenbaar hebben gemaakt volgens de modaliteiten hierboven vermeld, zullen toegelaten worden om te stemmen bij volmacht op de Algemene Vergadering.
5. Nieuwe agendapunten en nieuwe besluiten: in overeenstemming met artikel 7:130 van het WVV en onder bepaalde voorwaarden, kunnen één of meer aandeelhouders, die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, onderwerpen toevoegen aan de agenda van de Algemene Vergadering en voorstellen van besluit met betrekking tot de agendapunten of de toegevoegde agendapunten overmaken.
Dit verzoek is enkel geldig indien het schriftelijk ingediend wordt en neergelegd op of verzonden wordt naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of via e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com en UCB NV uiterlijk op 8 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd) bereikt. Desgevallend zal op 15 april 2026 een gewijzigde agenda worden gepubliceerd. In dat geval zal de Vennootschap een aangepast volmachtformulier ter beschikking stellen van de aandeelhouders zodat zij specifieke steminstructies kunnen geven over deze aangepaste agenda. De toegevoegde onderwerpen en voorstellen van besluit zullen slechts besproken worden tijdens de Algemene Vergadering indien de aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, de formaliteiten voor deelname hebben nageleefd zoals gedetailleerd onder de punten 3 en 4 hierboven.
6. Vragen: in overeenstemming met artikel 7:139 van het WVV en onder bepaalde voorwaarden kunnen aandeelhouders vragen stellen (i) schriftelijk, voorafgaand aan de Algemene Vergadering of (ii) mondeling tijdens de Algemene Vergadering, aan de Raad van Bestuur of aan de commissaris betreffende hun verslag of de agendapunten. De vragen zullen beantwoord worden tijdens de Algemene Vergadering indien (i) de betreffende aandeelhouder alle deelnameformaliteiten heeft vervuld en (ii) voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe UCB NV, zijn bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden.
Vragen voorafgaand aan de Algemene Vergadering moeten schriftelijk naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail naar shareholders.meeting@ucb.com worden gestuurd, zodat ze UCB bereiken ten laatste op 24 april 2026 om 15u00 (Belgische tijd).
7. Beschikbare documentatie: vanaf de dag van de publicatie van deze oproeping zullen de documenten die voorgelegd worden aan de Algemene Vergadering, de (al dan niet aangevulde) agenda en het (al dan niet aangepaste) volmachtformulier beschikbaar zijn op https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2026. Aandeelhouders kunnen deze documenten op de zetel van UCB NV raadplegen tijdens de kantooruren, en/of (bij voorkeur) een gratis kopie van deze documenten verkrijgen.
De documenten kunnen ook geraadpleegd worden via het Lumi Connect platform.
8. Aankomsttijd en faciliteiten: aandeelhouders die de Algemene Vergadering bijwonen, worden verzocht om ten minste 45 minuten vóór het tijdstip van de Algemene Vergadering aanwezig te zijn om de deelnameformaliteiten te vervullen op de maatschappelijke zetel van UCB NV, Researchdreef 60 - 1070 Brussel. Er zullen buitenparkeerplaatsen beschikbaar zijn. Na aanvang van de Algemene Vergadering worden de aandeelhouders vriendelijk verzocht tot het einde van de Algemene Vergadering in de zaal te blijven.
9. Privacy verklaring: de Vennootschap is de verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders, houders van andere effecten uitgegeven door de Vennootschap (zoals bijvoorbeeld obligaties indien van toepassing) en volmachtdragers ontvangt in het kader van de Algemene Vergadering van aandeelhouders. De Vennootschap zal dergelijke persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR).
Deze persoonsgegevens bestaan voornamelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bijv. postadres, telefoonnummer of e-mailadres), het aantal en type effecten, aanwezigheid bij de Algemene Vergadering en stemming.
De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor het beheer van de aanwezigheids-en stemprocedure met betrekking tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het privacy beleid van de Vennootschap dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap (https://www.ucb.com/privacy-policies). Deze persoonsgegevens zullen worden overgedragen aan derden met als doel bijstand te verlenen bij het beheer van de aanwezigheids-en stemprocedure, en ter analyse van de samenstelling van het aandeelhouderschap van de Vennootschap. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstellingen.
Het privacy beleid bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van onder meer aandeelhouders, houders van andere effecten uitgegeven door de Vennootschap en volmachtdragers, met inbegrip van de rechten die zij ten aanzien van de Vennootschap kunnen laten gelden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. Deze laatsten kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Officer van de Vennootschap via dataprivacy@ucb.com.
***
